Sekolah berperanan mengurus dan melaksanakan SPBT seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia. Bagi memastikan pengurusan dan pelaksanaan SPBT berjalan lancer dan efisien, personel yang terlibat dengan program SPBT wajar memainkan peranan masing-masing.
Pengurusan dan pelaksanaan SPBT peringkat sekolah melibatkan Pengetua/Guru Besar, Guru Penolong Kanan Pentadbiran, Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (GPK HEM), Guru Penolong Kanan Kokurikulum, Guru Penolong Kanan Petang (GPK Petang), Guru penyelaras SPBT, Guru Penyelaras Tahun/Tingkatan, Guru Kelas, murid, dan juga ibu bapa/penjaga. Setiap pihak yang terlibat wajar menjalankan tugas dan tanggungjawab seperti berikut:
1. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGETUA/GURU BESAR.
Pengetua/Guru Besar merupakan pemegang akauntabiliti dalam pengurusan dan pelaksanaan SPBT peringkat sekolah. Mereka merupakan pelaksana utama dasar-dasar berkaitan SPBT di sekolah. Pemahaman dan penghayatan tentang dasar serta pengurusan SPBT di sekolah harus dipertingkat demi memastikan pengurusan dan pelaksanaan SPBT di sekolah menepati tujuan program SPBT.
Pengetua/ Guru Besar hendaklah menimbulkan kesedaran dan rasa tanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan SPBT kepada semua guru, staf sokongan sekolah, murid ibu bapa atau penjaga.
Dalam mengurus dan melaksanakan program SPBT di sekolah, Pengetua/Guru Besar mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti yang berikut:
1.1 Mengadakan semua kemudahan yang diperlukan di sekolah seperti Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS) serta kelengkapan, fail, buku stok, cap SPBT, borang-borang maklumat yang berkaitan dan bantuan perkeranian.(Sila rujuk – Surat Arahan Pentadbiran KP.BT.8945/Jld.29(69) bertarikh 23 September 2008).
CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA SPBT SEKOLAH
1.2 Menubuhkan jawatankuasa SPBT Sekolah yang dipengerusikan oleh Pengetua/Guru Besar dan dianggotai oleh Guru Penolong Kanan Pentadbiran, Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (GPK HEM), Guru Penolong Kanan Kokurikulum, Guru Penolong Kanan Petang (GPK Petang), Ketua Bidang, Panitia Mata Pelajaran, Guru Penyelaras SPBT, Guru Penyelaras Tahun/Tingkatan serta guru kelas.
1.3 Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa SPBT sekolah atau diwakilkan kepada Timbalan Pengerusi. Antara agenda mesyuarat termasuklah:
1.3.1 Penetapan peraturan penjagaan buku teks SPBT
1.3.2 Penyelarasan tindakan bagi salah laku disiplin SPBT selaras dengan Peraturan-Peraturan Pendidikan (Disiplin Murid) yang dikeluarkan oleh KPM
1.3.3 Pembukaan/Penutupan kelas dan perubahan enrolmen murid perlu diambil kira sebelum membuat pesanan buku teks SPBT.
1.3.4 Pemilihan dan penawaran mata pelajaran sebelum membuat pesanan buku teks SPBT.
1.4 Bertanggungjawab terhadap ketetapan dan kesahihan semua data dan maklumat berkaitan dengan SPBT.
1.5 Menentukan pembukaan kelas/mata pelajaran baru sebelum membuat pesanan buku teks SPBT.
1.6 Melantik Guru Penyelaras SPBT dan Guru SPBT yang berdedikasi dan bertanggungjawab.
1.7 Memastikan maklumat tentang SPBT disampaikan kepada semua guru, murid, dan ibu bapa/penjaga dari semasa ke semasa.
1.8 Memastikan borang maklumat murid (BMM) diproses dengan betul dan saksama.
1.9 Memastikan ibu bapa/penjaga dimaklumkan status kelayakan SPBT murid, khususnya untuk murid yang bukan warganegara.
1.10 Menerima bekalan buku teks SPBT daripada penerbit atau pengedar dan menandatangani Nota Serahan/Sijil Akuan Penerimaan(SAP)/Invois setelah memastikan judul dan bilangan naskah buku menepati Penyata Bekalan Buku Teks (BTBT460).
1.11 Menurunkan surat penurunan kuasa penerimaan buku teks SPBT kepada guru bertugas atau Pembantu Tadbir sekolah bagi tujuan penerimaan buku teks SPBT daripada penerbit atau wakil pengedar semasa ketiadaan pihak Pentadbir Sekolah dan Guru Penyelaras SPBT.
1.12 Memastikan Nota Serahan/SAP/Invois dikembalikan kepada penerbit/pengedar dengan kadar segera.
1.13 Memastikan pelupusan buku teks SPBT dibuat dari semasa ke semasa.
1.14 Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap teguran dan laporan berhubung dengan SPBT.
1.15 Bekerjasama dengan JPN/JAIN/PPD mengenai pengurusan dan pelaksanaan SPBT di sekolah.
1.16 Memastikan penubuhan dan pelaksanaan Kelab SPBT di sekolah, berdasarkan pekeliling yang dikeluarkan oleh KPM.
1.17 Menggalakkan penubuhan pengawas SPBT.
1.18 Memastikan buku teks SPBT digunakan secara optimum dalam pengajaran dan pembelajaran (PdP).
1.19 Mengesahkan buku stok SPBT pada 31 Disember setiap tahun.
1.20 Memastikan pelaksanaan penggunaan Sisteksbbt dan eMATEKS dalam pengurusan SPBT.
1.21 Memastikan Guru Data mengemas kini data Sistem Maklumat Murid (SMM) dan APDM.
2. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID (GPK HEM)
Penolong Kanan HEM bertanggungjawab membantu Pengetua/Guru Besar dalam pengurusan dan
pelaksanaan program SPBT di sekolah. Tugas dan tanggungjawab Guru Penolong Kanan HEM
adalah seperti berikut :
2.1 Meneliti dan melaksanakan semua arahan yang berkaitan dengan SPBT.
2.2 Merancang pengurusan SPBT di sekolah dengan bantuan Guru Penyelaras SPBT.
2.3 Menyediakan dan mematuhi takwim SPBT sekolah.
2.4 Menyediakan dan menyimpan maklumat SPBT.
2.5 Memastikan pemprosesan dan kelulusan kelayakan pinjaman buku teks SPBT seperti yang terkandung dalam Bahagian C di Borang Maklumat Murid.
2.6 Menganggotai Jawatankuasa Pengurusan SPBT Sekolah.
2.7 Menghadiri taklimat/kursus dan bekerjasama dengan PPD/JAIN/JPN/BBT berkaiatan dengan program SPBT sekolah.
2.8 Memastikan semua maklumat dan data yang dikemukakan kepada PPD/JAIN/JPN/BBT adalah benar dan tepat terutamanya Borang Keperluan Buku Teks (BTBT190/170) dan Penyata Bekalan Buku Teks (BTBT460).
2.9 Menerima bekalan buku teks SPBT daripada penerbit atau pengedar dan menandatangani nota serahan/Sijil Akuan Penerimaan(SAP)/Invois atau nota serahan.
2.10 Memastikan penerimaan Buku Teks SPBT direkod dalam Buku Stok, ditulis nombor perolehan serta tarikh penerimaan dan disimpan dengan baik.
2.11 Menyemak buku stok yang dikemas kini dari semasa ke semasa.
2.12 Memastikan murid layak menerima buku teks SPBT.
2.13 Menjalankan pemeriksaan fizikal ke atas buku teks SPBT di tangan murid dari semasa ke semasa.
2.14 Melaporkan kepada PPD/JAIN/JPN tentang lebihan/kekurangan buku teks SPBT di sekolah.
2.15 Memastikan buku teks SPBT yang berlebihan dihantar ke BOSD dengan kadar segera.
2.16 Memastikan buku teks SPBT diambil daripada BOSD dengan kadar segera jika berlaku kekurangan buku teks SPBT di sekolah.
2.17 Memastikan pelupusan buku teks SPBT dibuat dari semasa ke semasa atau mengikut masa yang ditetapkan oleh JPN.
2.18 Melaporkan kepada Pengetua/Guru Besar sebarang masalah berkaitan SPBT.
2.19 Membuat tindakan susulan terhadap teguran aduan atau laporan berhubung dengan pelaksanaan dan pengurusan SPBT.
2.20 Memberi taklimat kepada semua guru dan staf sokongan sekolah mengenai dasar-dasar terkini pelaksanaan SPBT dari semasa ke semasa.
2.21 Memastikan semua guru dan staf sokongan sekolah memberi kerjasama dalam pelaksanaan dasar SPBT di sekolah.
2.22 Memastikan pelaksanaa Sisteksbbt dan eMATEKS di sekolah.
2.23 Menghadiri sesi taklimat penentuan keperluan buku teks SPBT dan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap pesanan tersebut.
3. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN PENTADBIRAN.
Penolong Kanan Pentadbiran bertanggungjawab membantu Pengetua / Guru Besar dalam pengurusan dan pelaksanaan program SPBT di sekolah. Tugas dan tanggungjawab Penolong Kanan Pentadbiran adalah seperti berikut:
3.1 Bertanggungjawab terhadap ketepatan dan kesahihan semua data.
3.2 Membantu Pengetua / Guru Besar menentukan pembukaan / penutupan kelas / mata pelajaran baharu sebelum membuat pesanan buku teks SPBT.
3.3 Membantu Pengetua / Guru Besar melantik Penyelaras SPBT dan AJK Guru SPBT yang berdedikasi dan bertanggungjawab.
3.4 Membantu Pengetua / Guru Besar memastikan maklumat tentang SPBT disampaikan kepada semua guru, murid dan ibubapa / penjaga dari semasa ke semasa.
3.5 Menerima bekalan buku teks SPBT daripada penerbit atau pengedar dan menandatangani Nota Serahan / Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / Invois setelah memastikan judul dan bilangan naskhah buku menepati Penyata Bekalan Buku Teks (BTBT460).
3.6 Membantu Pengetua / Guru Besar mengeluarkan surat penurunan kuasa penerimaan buku teks SPBT untuk menerima bekalan buku teks SPBT daripada penerbit atau wakil pengedar semasa ketiadaan pihak Pentadbir Sekolah dan Penyelaras SPBT.
3.7 Bekerjasama dengan JPN / JAIN / PPD mengenai pengurusan dan pelaksanaan SPBT di sekolah.
3.8 Memastikan buku teks SPBT digunakan secara optimum dalam pembelajaran dan pengajaran.
4. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENOLONG KANAN KOKURIKULUM.
Penolong Kanan Kokurikulum juga mempunyai peranan dalam pengurusan SPBT, khususnya dalam hal-hal berkaitan Kelab SPBT. Sehubungan itu, tugas dan tanggungjawab GPK Kokurikulum adalah seperti yang berikut :
4.1 Menubuhkan Kelab SPBT di sekolah.
4.2 Mendaftarkan penubuhan Kelab SPBT.
4.3 Membantu Guru Penasihat Kelab SPBT (Guru Penyelaras SPBT) melaksanakan aktiviti kelab.
4.4 Memantau pelaksanaan aktiviti Kelab SPBT di sekolah.
5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB GURU PENYELARAS SPBT
Penyelaras SPBT berperanan penting dalam pengurusan SPBT di sekolah. Oleh itu, Guru Penyelaras SPBT ini dilantik khas oleh pihak sekolah bagi mengurus dan melaksanakan program SPBT di sekolah. Secara umumnya, tugas dan tanggungjawab Guru Penyelaras SPBT adalah seperti yang berikut :
5.1 Pengurusan Skim Pinjaman Buku Teks
5.1.1 Menghayati, mematuhi dan melaksanakan semua arahan berkaitan dengan SPBT.
5.1.2 Mendapat dan merumuskan data enrolmen murid daripada pihak sekolah.
5.1.3 Memaklumkan status murid kepada ibu bapa / penjaga, yang tidak layak menerima SPBT; contohnya murid bukan warganegara.
5.1.4 Menjadi Setiausaha dalam Jawatankuasa Pengurusan SPBT Sekolah.
5.1.5 Melaporkan masalah berkaitan dengan SPBT kepada PK HEM untuk tindakan selanjutnya.
5.1.6 Melaksanakan aplikasi Sisteksbbt dan eMateks dalam pengurusan SPBT di sekolah.
5.2 Penentuan Keperluan Buku Teks.
5.2.1 Mendapatkan data enrolmen murid yang tepat.
5.2.2 Menyediakan permohonan keperluan buku teks SPBT dengan tepat dan benar.
5.2.3 Meyediakan senarai murid yang tidak memerlukan pinjaman buku teks SPBT.
5.2.4 Merujuk Pengetua/Guru Besar/Penolong Kanan tentang pembukaan dan penutupan kelas sebelum membuat pesanan buku teks.
5.2.5 Merujuk Pengetua/Guru Besar tentang penawaran mata pelajaran baharu.
5.3 Penerimaan Buku Teks.
5.3.1 Menerima dan menyemak bekalan buku teks SPBT daripada penerbit atau pengedar berpandukan Penyata Bekalan Buku Teks (BTBT460) dan kriteria yang ditetapkan.
5.3.2 Menerima bekalan buku teks SPBT daripada penerbit atau pengedar dan menandatangani SAP/Invois atau Nota Serahan.
5.3.3 Mengurus penggantian buku teks SPBT yang diterima dalam keadaan rosak daripada penerbit.
5.3.4 Memastikan bukuteks SPBT dicapkan nama sekolah, mencatatkan tarikh penerimaannya serta diberikan nombor perolehan pada ruangan yang disediakan pada buku teks SPBT.
5.4 Pengagihan Dan Pemulangan Buku Teks.
5.4.1 Menyelaras pengagihan dan pemulangan buku teks SPBT murid melalui Penyelaras Tingkatan/Tahun atau Guru Kelas.
5.4.2 Menyelaras dan menyemak pengisian Borang Rekod Pinjaman Buku Teks (Borang SPBT G)
5.4.3 Mengedar dan mengumpulkan semula Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan Perjanjian Penjagaan Buku Teks SPBT.
5.4.4 Mengurus penggantian buku teks yang dirosakkan/dihilangkan oleh murid.
5.5 Pengurusan Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS)
5.5.1 Mengurus Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS)
5.5.2 Mengurus dan mengemaskini semua fail serta buku stok SPBT dari semasa ke semasa dengan kerjasama Ahli SPBT Sekolah.
5.5.3 Membuat pemeriksaan fizikal buku teks SPBT yang diterima daripada penerbit dan disimpan di BOSS serta di tangan murid dari semasa ke semasa.
5.5.4 Mengurus pelupusan buku teks SPBT dari semasa ke semasa yang ditetapkan oleh PPD/JAIN/JPN.
5.5.5 Merancang dan melaksanakan aktiviti baik pulih buku teks SPBT.
5.5.6 Memastikan buku lebih di BOSS tidak melebihi lima naskah bagi setiap judul.
5.6 Kelab SPBT.
5.6.1 Membantu Guru Penolong Kanan Kokurikulum menubuhkan Kelab SPBT, membentuk perlembagaan dan peraturan Kelab SPBT di sekolah.
5.6.2 Menjadi Guru Penasihat Kelab SPBT sekolah.
5.6.3 Membimbing pelaksanaan Kelab SPBT sekolah.
6. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB GURU PENYELARAS TAHUN / TINGKATAN
6.1 Bekerjasama dengan Guru Penyelaras SPBT mengurus pelaksanaan SPBT.
6.2 Menyelaras pengagihan buku teks SPBT kepada murid melalui guru kelas.
6.3 Menyelaras pengisian Borang SPBT G.
6.4 Menyelaras pengumpulan buku teks SPBT daripada murid melalui guru kelas.
6.5 Membantu Guru Penyelaras SPBT menyampai dan mengumpulkan maklumat SPBT kepada guru kelas dari semasa ke semasa.
6.6 Menganggotai Jawatankuasa SPBT Sekolah.
7. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB GURU KELAS.
Guru kelas berperanan memastikan pinjaman buku teks SPBT diedarkan kepada semua murid warganegara seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Ikhtisas Bil. 11/2007. Guru kelas wajar memupuk rasa sayang, sikap bertanggungjawab dan menghargai buku teks SPBT serta menimbulkan kesedaran tentang faedah yang diterima oleh murid melalui SPBT. Oleh itu, guru kelas mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti yang berikut:
7.1 Bekerjasama dengan Guru Penyelaras SPBT dalam pengurusa dan pelaksanaan SPBT sekolah.
7.2 Menganggotai Jawatankuasa SPBT Sekolah.
7.3 Menyediakan senarai nama murid mengikut kelas.
7.4 Mengagih atau mengumpul semula buku teks SPBT kepada/daripada murid.
7.5 Mengisi borang SPBT G dan mendapatkan pengesahan penerimaan dan pemulangan buku teks SPBT daripada murid.
7.6 Memastikan murid melengkapkan maklumat diri di ruangan yang disediakan pada cap SPBT dalam buku teks SPBT.
7.7 Memaklumkan kepada murid tentang peraturan pinjaman dan tatacara penjagaan buku teks SPBT.
7.8 Mengurus dan mendapatkan penggantian semula buku teks SPBT yang dihilangkan/dirosakkan oleh murid daripada ibu bapa dan penjaga.
7.9 Membantu Guru Penyelaras SPBT melaksanakan Sisteksbbt.
8. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB IBU BAPA / PENJAGA
Ibu bapa / penjaga murid perlu berperanan dalam pengurusan dan pelaksanaan SPBT sekolah demi menghargai bantuan yang disediakan oleh kerajaan. Ibu bapa / penjaga seharusnya memupuk rasa sayang, sikap bertanggunajawab dan menghargai buku teks SPBT dalam kalangan anak / tanggungan mereka.Oleh itu, ibu bapa / penjaga mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti berikut:
8.1 Memberi maklumat yang tepat dan benar dalam pengisian Borang Maklumat Murid.
8.2 Memastikan buku teks SPBT yang dipinjam oleh anak / tanggungan mereka dikembalikan pada masa yang ditetapkan.
8.3 Menggantikan buku teks SPBT yang dihilangkan atau dirosakkan oleh anak / tanggungan.
8.4 Memastikan anak / tanggungan membawa buku teks SPBT mengikut jadual yang ditetapkan oleh sekolah.
8.5 Memastikan anak / tanggungan menjaga keselamatan buku teks SPBT dengan baik.
8.6 Menyokong pelaksanaan aktiviti Kelab SPBT sekolah atau program-program sekolah yang berkaitan dengan SPBT.
9. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB MURID
Dalam pelaksanaan SPBT di sekolah, kesedaran dalam kalangan murid untuk menghargai bantuan yang diberikan kepada mereka adalah amat penting. Mereka seharusnya dipupuk dengan rasa kesedaran atas sumbangan yang disediakan oleh kerajaan dalam pendidikan mereka. Oleh itu, murid mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti berikut:
9.1 Menghargai sumbangan kerajaan.
9.2 Mengisi maklumat diri yang lengkap sebagai peminjam di ruangan yang disediakan pada kulit bahagian dalam buki teks SPBT.
9.3 Bertanggungjawab dan sayang akan buku teks SPBT dengan cara:
9.3.1 Menjaga kebersihan dan keselamatan buku teks SPBT.
9.3.2 Memulangkan buku teks SPBT yang dipinjam pada masa yang ditetapkan.
9.3.3 Menggantikan buku teks SPBT yang dihilangkan / dirosakkan.
9.3.4 Membalut buku teks SPBT dengan pembalut yang sesuai seperti plastik lutsinar.
9.3.5 Membaik pulih buku teks SPBT yang koyak atau rosak.
9.3.6 Memastikan buku teks SPBT tidam diconteng, ditulis, dikoyak, digunting atau sebarang jenis perlakuan yang boleh mengakibatkan kerosakan.
9.3.7 Memastikan semua buku teks SPBT dibawa pulang pada setiap hari selepas sesi persekolahan berakhir.
9.4 Murid digalakkan menjadi ahli Kelab SPBT.
9.5 Mengikuti setiap aktiviti kelab secara aktif.
9.6 Mematuhi perlembagaan dan peraturan kelab.
9.7 Mengetahui dan menyedari kepentingan Sisteksbbt dan eMateks dalam kelancaran pengurusan SPBT di sekolah.
9.1 Menghargai sumbangan kerajaan.
9.2 Mengisi maklumat diri yang lengkap sebagai peminjam di ruangan yang disediakan pada kulit bahagian dalam buki teks SPBT.
9.3 Bertanggungjawab dan sayang akan buku teks SPBT dengan cara:
9.3.1 Menjaga kebersihan dan keselamatan buku teks SPBT.
9.3.2 Memulangkan buku teks SPBT yang dipinjam pada masa yang ditetapkan.
9.3.3 Menggantikan buku teks SPBT yang dihilangkan / dirosakkan.
9.3.4 Membalut buku teks SPBT dengan pembalut yang sesuai seperti plastik lutsinar.
9.3.5 Membaik pulih buku teks SPBT yang koyak atau rosak.
9.3.6 Memastikan buku teks SPBT tidam diconteng, ditulis, dikoyak, digunting atau sebarang jenis perlakuan yang boleh mengakibatkan kerosakan.
9.3.7 Memastikan semua buku teks SPBT dibawa pulang pada setiap hari selepas sesi persekolahan berakhir.
9.4 Murid digalakkan menjadi ahli Kelab SPBT.
9.5 Mengikuti setiap aktiviti kelab secara aktif.
9.6 Mematuhi perlembagaan dan peraturan kelab.
9.7 Mengetahui dan menyedari kepentingan Sisteksbbt dan eMateks dalam kelancaran pengurusan SPBT di sekolah.
(Rujukan: Panduan Pengurusan SPBT (BBT / KPM) Edisi Ketiga)